La eficiencia de un negocio depende completamente en cumplir con las tareas que pretende cumplir para satisfacer a sus clientes, transformándose para mejorar su productividad y poder competir en el mercado. Para ello tienes que saber cuál es la manera óptima de automatizar tu negocio en la actualidad. Aquí te decimos cuáles son las distintas formas de automatización que puedes utilizar.
La automatización de procesos se refiere a la optimización de actividades, usualmente tareas manuales repetitivas y sencillas, mediante software que busca mejorar su eficiencia, reducir costos y acelerar su ejecución. La automatización de procesos de negocio utiliza tecnologías inteligentes como inteligencia artificial (IA) y automatización robótica de procesos (RPA) para mejorar la productividad y la eficiencia en las operaciones empresariales. De esta manera se libera a los empleados de tareas rutinarias para que puedan concentrarse en actividades más estratégicas y creativas que se enfoquen en la innovación y la experiencia del cliente y, consecuentemente, aumentar la rentabilidad y competitividad del negocio.
Para implementar la automatización de procesos, te recomendamos seguir una metodología que incluya las siguientes fases: identificar los procesos candidatos, evaluar el potencial de automatización, diseñar y desarrollar las soluciones, probar y desplegar las soluciones, y monitorear y mejorar el rendimiento.
Existen varias clasificaciones para determinar lo que se quiere obtener de la automatización de procesos en un negocio, cada uno con sus características y aplicaciones específicas.
Una de estas clasificaciones es la división entre BPM (Gestión de Procesos de Negocio) y RPA (Automatización Robótica de Procesos) son dos enfoques diferentes en el campo de la automatización empresarial:
- BPM (Gestión de Procesos de Negocio): Es un enfoque holístico para optimizar y automatizar los procesos empresariales desde el principio hasta el final. Utiliza aplicaciones empresariales y software dedicado para lograr uniformidad, transparencia y eficiencia en los flujos de trabajo y no se limita a tareas individuales, sino que abarca todo el ciclo de vida del proceso.
- RPA (Automatización Robótica de Procesos): Se enfoca en automatizar tareas individuales dentro de un proceso de negocio a través de robots de software para realizar tareas repetitivas o manuales que antes realizaban los humanos. Es especialmente útil para procesos que involucran interacciones con sistemas heredados o aplicaciones que no se integran fácilmente con otras soluciones.
Mientras que BPM busca optimizar el panorama general de los procesos empresariales, RPA se centra en automatizar tareas más pequeñas y específicas. Ambos pueden complementarse para proporcionar una solución completa de automatización de procesos de negocio.
Otra clasificación de la automatización de procesos en los negocios que es pertinente mencionar está basada en las operaciones por las cuales se realizan sus tareas. Estas son:
- Automatización Robótica de Procesos (RPA): Se basa en el uso de robots de software para automatizar tareas específicas y repetitivas. Estos robots pueden interactuar con aplicaciones, sistemas heredados y sitios web, realizando acciones como llenar formularios, extraer datos o enviar correos electrónicos. Es ideal para procesos que requieren una alta precisión y velocidad, y donde la intervención humana es costosa o propensa a errores.
- Automatización Inteligente de Procesos (IPA): Combina la automatización con inteligencia artificial (IA) y utiliza técnicas como el procesamiento del lenguaje natural, el aprendizaje automático y la visión por computadora. Puede comprender y adaptarse a situaciones cambiantes, tomando decisiones más allá de las tareas rutinarias.
- Orquestación de Procesos: La orquestación se enfoca en coordinar y administrar flujos de trabajo complejos que involucran múltiples sistemas y aplicaciones. Permite que diferentes componentes trabajen juntos de manera sincronizada y es fundamental para procesos empresariales que requieren interacciones entre sistemas heterogéneos y complejos.
Una de las formas más simples de automatización de procesos son las macroinstrucciones, comúnmente llamadas macros, funciones que permiten automatizar tareas repetitivas y acciones complejas en bases de datos, aplicaciones de negocio y otros sistemas informáticos. Funcionan como atajos de teclado, uniendo secuencias de tareas para ejecutar comandos específicos, y aunque son populares y llevan décadas en uso, su automatización es limitada y específica para ciertos procesos.
Al momento de decidir qué tipo de automatización quieres para tu negocio, tienes que considerar tu elección a partir de los objetivos y necesidades específicas de tu organización.
